Los diferentes artículos y libros sobre agilidad, y en especial sobre SCRUM, mencionan la capacidad de auto-gestión como una de las características más importantes de los equipos ágiles por los beneficios que genera; satisfacción de los empleados, menor rotación, menor ausentismo y cumplimiento. Sin embargo, no se describe con precisión ni se profundiza acerca de cómo desarrollarla, dejando la sensación de que obtener dicha capacidad es solo cuestión decisiva de la organización para brindar mayor libertad a cada equipo.
En primera instancia, un equipo auto-gestionado es ante todo un “equipo”, donde se debe reconocer que su conformación no es una tarea fácil ni mucho menos inmediata.
Según la teoría de Bruce Tuckman, la habilidad y madurez del trabajo en equipo se logra a través de cuatro fases:
- Forming: alta dependencia del líder bajo el nivel, de acuerdo a sus responsabilidades ambiguas;
- Storming: dificultades para lograr acuerdos; dispuestos por obtener posicionamiento en el grupo, facciones y lucha de poder;
- Norming: acuerdos en grupo, responsabilidades claras, compromiso y unidad, involucramiento en actividades sociales y discusión constructiva acerca de los procesos seguidos;
- Performing: visión compartida, conciencia de lo que se está haciendo y los objetivos seguidos, mayor autonomía y desacuerdos que se resuelven constructivamente” tomado del curso “Managing Technical People”.
Volviendo a la auto-gestión de los equipos, es importante no confundirla con la auto-gestión individual (conformar un grupo de profesionales maduros y auto-gestionados no implica contar con un “equipo auto-gestionado”). A nivel del equipo se requiere un alto grado de comunicación, coordinación y control, pero también se requerirá la aceptación de normas y un grado de sacrificio de los intereses individuales por los intereses del grupo.
Otros requisitos para lograr la auto-gestión son:
- Backup: capacidad para asumir las funciones de otro miembro, implicando profesionales multidisciplinarios y conocimiento permanente del avance de todo el equipo.
- Monitoreo: conocer con precisión y oportunidad el avance de las tareas, la calidad de los productos y el seguimiento de los procesos.
- Resolución de causas, raíces y liderazgo: brindar soporte a otros miembros del equipo en cuanto a los procesos y técnicas empleadas.
- Dominio de los procesos y estándares de la organización: sin este, el equipo perderá su autonomía al requerir del coaching permanente del área de procesos.
Aunque en Toyota Production System (TPS), no se emplea el termino de equipos auto-gestionados, si existe el concepto de “team working”, que es uno los pilares de la organización y es donde se genera el principal valor agregado al cliente, convirtiendo este concepto en uno de los fundamentales métodos lean.
En los equipos al estilo TPS, existe un líder de equipo, (team leader), quien conoce las diferentes actividades que se ejecutan en el proceso. Aquí se introduce la característica de mejoramiento kaizen (que va más allá de mantener los estándares introduciendo mejoras que aumentan el desempeño actual de la organización), el cual debe ser parte de las labores de cada equipo de trabajo. Esta característica es transcendental en organizaciones con múltiples proyectos y equipos medianos y grandes, puesto que se esperan beneficios repetibles y porque el mejoramiento efectivo proviene de las personas que conocen de primera mano los detalles del proceso de desarrollo.
En otras metodologías agiles también existe el mejoramiento continuo (ej. retrospective meeting). Sin embargo, él hace énfasis en las practicas al interior del proyecto sin mayor visibilidad para la organización, puede ser apropiado si dicha organización no cuenta con procesos maduros.}
Finalmente, me permito concluir que la adopción de una metodología ágil, no hace a los equipos auto-gestionados ni veloces; lo esencial está en la capacidad de la organización para conformar lideres con el conocimiento suficiente para guiar a otros en el cumplimiento de los objetivos y con la pasión por mejorar continuamente, labor que requiere constancia, tiempo y confianza en los procesos, estándares y directrices organizacionales.
