En este blog hablaremos sobre cómo la gestión del cambio lleva a la cultura digital y así se logra la aceleración de la Transformación Digital en las organizaciones, a partir de un caso de éxito en el sector gobierno.

 

En el marco del Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 Pacto por Colombia, Pacto por la equidad se define la necesidad de una estrategia de digitalización e innovación pública con el fin de lograr un sistema de Justicia pertinente, digital, eficiente y de fácil acceso. En este contexto, en el 2018 se firma el memorando de entendimiento entre el Gobierno Nacional y la Rama Judicial para la transformación digital de la justicia en Colombia, y se define entonces el desarrollo de un proyecto piloto del Expediente Electrónico Judicial, entendiendo que la tecnología asume un rol significativo pues en cada trámite o proceso jurídico los datos, la información y el conocimiento son materia prima para las decisiones emanadas por las autoridades con funciones jurisdiccionales.

 

Con base en lo anterior, y basado en la gestión del cambio, se realizó un proyecto piloto del Expediente Judicial Electrónico para los siguientes 5 trámites judiciales, priorizados por la Rama Judicial:

1. Medio de control de nulidad en asuntos de propiedad industrial
2. Medio de control de nulidad en asuntos tributarios
3. Acción pública de inconstitucionalidad
4. Trámite de selección y revisión de tutela en la Corte Constitucional ya acción de tutela en distrito priorizado de Sincelejo
5. Exéquatur.

Marco de interoperabilidad (Gestión del Cambio)

 

La interoperabilidad es el intercambio eficiente de flujos de información que permite que a través de la tecnología las entidades públicas puedan ejecutar sus procesos misionales de una forma más transparente y eficiente, así como fortalecer la cooperación de las mismas mediante la reutilización de datos en el marco de sus procesos de negocio. Asimismo, permite minimizar los pasos y el deslazamiento inoportuno de los ciudadanos para obtener información de una entidad y acceder a sus derechos y obligaciones con el Estado.

El camino hacia la interoperabilidad requiere superar barreras correspondientes a a gestión del cambio como: definir el tipo de información que las entidades necesitan intercambiar, especificar el instrumento legal para garantizar un intercambio seguro y legal de información, y la aversión de las personas a integrar nuevas tecnologías en su trabajo diario, entre otros.

El Marco de Interoperabilidad de MinTIC es la herramienta que acompaña a las entidades en el desarrollo de sus capacidades de intercambio de información en cuatro (4) dominios de interoperabilidad:

1. Dominio organizacional
2. Dominio semántico
3. Dominio político-legal
4. Dominio técnico

Proyecto de interoperabilidad

 

Desde finales del 2019 y en la Fase I del proyecto, el MinTIC, en apoyo con la Agencia Nacional Digital, se dispuso a identificar aquellos procesos susceptibles de intercambio de información entre las Altas Cortes y otras organizaciones y entidades para los cinco trámites priorizados siguiendo las pautas del Marco de Interoperabilidad de MinTIC.

En la Fase II del proyecto se aplicaron los dominios del Marco de Interoperabilidad, semántico, político-legal y organizacional para los intercambios de información identificados en la Fase I identificando la viabilidad funcional, técnica y jurídica del intercambio de información entre la Rama Judicial y más de 10 entidades administrativas como la Registraduría, la Superintendencia de Industria y Comercio, la Unidad de Atención y Reparación de Víctimas, Migración, entre otras, para trabajar en la gestión de cambio esperada por parte de cada entidad.

Solución (Transformación Digital)

 

Asesoftware apoyó la Fase III del proyecto en el segundo semestre del 2021 para generar una gestión de cambio y lograr la transformación digital.

En esta Fase procedimos al diseño, desarrollo y puesta en producción de los servicios web e infraestructura para materializar la interoperabilidad de los 5 tramites priorizados para la conformación del Expediente Electrónico Judicial teniendo en cuenta los otros programas de transformación digital de la justicia en curso como la implementación del Sistema de Información Único de Gestión Judicial (SIUGJ) y del gestor documental (SGDEA).

En el marco de la Fase III y gracias al trabajo conjunto del MINTIC y ASW se cumplieron los siguientes hitos:

1. Logramos la selección de la plataforma XRoad para la interoperabilidad en la Rama Judicial con el aval del Consejo Superior de la Judicatura durante el piloto con los 5 trámites priorizados con la opción de, en un futuro, adoptar la plataforma a nivel de todos los procesos de la Rama Judicial.
2. Definimos la arquitectura de referencia descentralizada para la interoperabilidad de la Rama Judicial usando la plataforma XRoad y componentes de software Proxy/adaptadores para la posterior transición hacia la interoperabilidad desde el Sistema Único de Gestión Judicial (SIUGJ) que está implementando la Rama Judicial.
3. Logramos el aprovisionamiento por parte de la Rama Judicial de la infraestructura de servidores de seguridad, 21 máquinas en total, para la implementación de XRoad.
4. Vinculamos a las 3 Altas Costes, al Distrito de Sincelejo, la Unidad de Registro Nacional de Abogados y al Consejo Superior de la Judicatura con el servidor central XRoad uniendo a estas corporaciones al ecosistema XRoad que promueve el MinTIC como plataforma de interoperabilidad del Estado Colombiano.
5. Avanzamos hacia la interoperabilidad con más de 18 entidades y autoridades administrativas formalizando acuerdos sobre la información a intercambiar, así como aspectos técnicos y legales para habilitar su interoperabilidad con la Rama Judicial.
6. Desarrollamos y desplegamos técnicamente las interoperabilidades en ambientes de pruebas y de producción de XRoad para intercambios de información entre la Rama Judicial y entidades como la Unidad de Restitución de Victimas, la Unidad de Registro Nacional de Abogados, la Cancillería y Migración inicialmente a través de VPNs.
7. Logramos la certificación por parte de la Agencia Nacional Digital para el Servicio WEB de la Unidad de Registro Nacional de Abogados que estandariza la información sobre tarjetas profesionales de abogados en Colombia permitiendo ser expuestas desde la Rama Judicial a otras entidades del estado.
8. Finalmente, y con el trabajo articulado con el Ministerio de Justicia y MinTIC apoyamos la materialización del apoyo a la interoperabilidad de 7 entidades con funciones jurisdiccionales en mesas de trabajo, acuerdos semánticos, jurídicos y técnicos propios del Marco de Interoperabilidad, así como la vinculación de algunas entidades a la plataforma XRoad.

Cultura Digital:

 

A partir del trabajo realizado en las Fases I y II del proyecto de interoperabilidad, el MinTIC identificó la necesidad de incluir de forma transversal en la Fase III una estrategia para garantizar el uso y la apropiación de las tecnologías digitales y la interoperabilidad por parte de las entidades de la Rama Judicial y las entidades con funciones jurisdiccionales del poder ejecutivo.

En este sentido, se diseñó una estrategia de gestión del cambio para generar capacidades dentro de las entidades para interoperar e intercambiar información de forma armónica y digital entre ellas con los objetivos de:

1. Lograr un mismo entendimiento de la interoperabilidad en las entidades
2. Garantizar la apropiación de las herramientas, artefactos y metodologías para interoperar por parte de las entidades.
3. Reconocer la utilidad de la interoperabilidad y el impacto sobre los procesos de negocio y trámites propios de cada entidad.

Tras realizar un diagnóstico sobre las principales barreras que obstaculizan la apropiación de la interoperabilidad por parte de las entidades, se procedió a diseñar una estrategia de intervenciones para superarlas.

Con el propósito de garantizar la adopción y apropiación de la interoperabilidad por parte de los funcionarios de las entidades se diseñaron y ejecutaron talleres para aumentar las capacidades de los funcionarios para interoperar así como una estrategia de intramercadeo para motivar y socializar la gestión del cambio.

Al finalizar la Fase III y a lo largo de seis meses los principales logros fueron:

1. Aumentar en un 28% el entendimiento de la interoperabilidad dentro de las entidades del proyecto.
2. Aumentar en un 15% la apropiación del marco de interoperabilidad, los artefactos y las metodologías por parte de las entidades.
3. Aumentar en un 35% el reconocimiento de la utilidad y beneficios de la interoperabilidad sobre los procesos de negocio de cada entidad.

Para mayor información, conozca los casos de éxito:
1. Cultura Digital
2. Interoperabilidad – X-Road